Oppfølging og kontroll
Oppfølging og kontroll er eitt av fem hovudelement i ei tilskotsordning, jf. økonomiregelverket.
- Revisorrapport og eigenerklæring
- Revisjon
- Rapportering
- Frist for bruk av midlar
Sist oppdatert
Forvaltarar bør følge opp og kontrollere følgande informasjon:
- informasjonen i søknadene som ligg til grunn for tildeling
- rapportering frå tilskotsmottakar etter at heile eller delar av tilskotet er brukt, for å vurdere oppfylling av vilkåra for tilskot og graden av måloppnåing
Krava til informasjon frå søkarar og mottakarar påverkar kor mykje arbeid dei må legge ned for å skaffe informasjon og vere tilgjengelege. Det påverkar også forvaltaren sin ressursbruk. Forvaltaren bør derfor tenke nøye gjennom kva det er rimeleg og nødvendig å krevje i kvar enkelt ordning. Ved val av kontrolltiltak må forvaltaren vurdere kva som er dei vesentlegaste risikomomenta i ei ordning, og sjå på forholdet mellom kostnad og nytte av kontrollen. Kva dokumentasjon forvaltaren krev for å kontrollere informasjonen som ligg til grunn for tildelinga, må gå fram av regelverket for ordninga. Rapporteringskrav til mottakarane bør stå i regelverket for ordninga, og dei skal stå i tilskotsbrevet til mottakarane.
Revisorrapport og eigenerklæring
Ein tilskotsforvaltar kan krevje at organisasjonen sender inn meir informasjon eller dokumentasjon. I enkelte tilskotsordningar ber forvaltarar om revisorrapport eller avtalte kontrollhandlingar for revisor. Dette er ulike namn på det same dokumentet.
Ein revisorrapport er eit skjema med spørsmål som forvaltar stiller og som statsautorisert revisor svarer på for å sikre at den innsende informasjonen er korrekt. Vanlegvis er det tale om attestasjon av ikkje-økonomiske data. Revisoren informerer om avvik / ikkje avvik og kva slags kontrollar som er gjennomførte. Forvaltaren må deretter sjølv gjere seg opp ei meining om funna. Krav om revisorrapport frå frivillige organisasjonar bør vere basert på ei konkret vurdering av risiko og berre brukast i unntakstilfelle.
Forvaltarar bør vurdere om eigenerklæring kan nyttast i staden for revisorrapport. Eigenerklæring medfører at organisasjonen sjølv svarer på spørsmål i eit skjema som forvaltaren har utarbeidd. Organisasjonen vil sjølv stå ansvarleg for at informasjonen er korrekt. Dette vil frigjere ressursar og bevisstgjere organisasjonen på at dei har sendt inn den nødvendige dokumentasjonen. Dersom forvaltaren treng utvida kontroll, kan eigenerklæring kombinerast med stikkprøvekontroll og dialog.
Revisjon
Fleire regelverk stiller krav om revisjon av rekneskap. Ved utforming av ei ordning må forvaltaren vurdere krava til bruk av revisor. Revisjon kostar pengar og tar tid for organisasjonane. Forvaltaren bør derfor vurdere nøye om det er nødvendig med revisjon av statsautorisert revisor, eller om det er nok med vald revisor eller andre kontrolltiltak.
Dei fleste større organisasjonar bruker statsautorisert revisor til å stadfeste årsrekneskapen. For desse organisasjonane vil revisjonsmeldinga kunne gjenbrukast som dokumentasjon i andre tilskotsordningar. For mindre organisasjonar vil revisjon av årsrekneskapen innebere ein ekstra kostnad.
For dei større organisasjonane er det først når forvaltaren ber om ein eigen revidert prosjektrekneskap at organisasjonen opplever revisjon som ei meirbelastning. Revisjon av ein prosjektrekneskap vil ikkje kunne gjenbrukast i andre tilskotsordningar. I mange høve vil forvaltaren sitt kontrollbehov kunne dekkast ved at bruken av prosjektmidlane blir synleggjord i årsrekneskapen. Dette vil likevel kunne medføre større detaljeringsgrad eller fleire notar i den ordinære rekneskapen.
For mindre tilskotsbeløp vil det ikkje vere kostnadseffektivt å stille same krav som for større tilskotsbeløp. For tilskotsbeløp under 500 000 kroner bør ein forvaltar normalt ikkje krevje at ein statsautorisert revisor stadfestar rekneskapen.
Dersom forvaltaren likevel vel å krevje revisjon for tilskotsbeløp under 500 000 kroner, bør grunngivinga vere ei konkret risiko- og vesentlegvurdering. I desse tilfella anbefaler vi at forvaltarar heller stiller krav om at rekneskapen skal reviderast av ein vald revisor. Å nytte ein vald revisor er mindre byrdefullt for organisasjonane. I tillegg er det både førebyggande og avdekkande, og dermed vil det fungere som eit kontrolltiltak i tilskotsordninga.
Rapportering
For frivillige organisasjonar er det særskilt viktig at kravet om rapportering ikkje kjem for tidleg. Tidspunktet for sluttrapportering for prosjektmidlar bør tidlegast vere tre månader etter at prosjektet er avslutta og midlane er brukte. Ein forvaltar bør ta følgande omsyn ved fastsetting av rapporteringsfrist:
- Tilskotsmottakaren kan i nokre tilfelle få tilsendt siste faktura éin til to månader etter avslutning av eit tiltak.
- Det er ikkje unormalt at ein organisasjon nyttar månaden etter rekneskapsavslutninga til å avstemme rekneskapen. Dersom organisasjonen i tillegg må oppfylle krav om revidert rekneskap, vil dette ta enda meir tid.
- Forvaltaren treng tid til å summere opp rapportane til departementet.
- Sein rapportering kan medføre at ein ikkje har resultat frå tidlegare tilskot når ein skal vurdere tildeling av eit nytt.
- Dersom forvaltaren krev at rekneskapen skal vere godkjend av årsmøtet, må ein ta omsyn til årsmøtetidspunkt.
Frist for bruk av midlar
Det er ei vanleg oppfatning at tilskotsmottakarar må bruke midlane same året som dei får dei. Men ifølge økonomiregelverket treng ikkje forvaltaren å stille eit slikt krav. Departementet må likevel utbetale dei løyvde midlane til ei ordning i løpet av det året Stortinget sitt løyve gjeld for. Unntaket er dersom Stortinget har godkjent at midlane kan overførast til neste budsjettår.
Etter økonomiregelverket punkt 6.3.5 skal tilskot utbetalast etter kvart som mottakaren har behov for å dekke utgiftene.Forvaltarar kan, på grunnlag av regelverket for den enkelte ordninga, stille krav om at midlane skal brukast innan ein viss periode. For strenge krav til frist for bruk av midlane kan føre til at organisasjonane vil få mindre effekt av midlane.
Forvaltarar bør ta desse omsyna dersom dei set ein frist for bruk av midlane:
- For driftstilskot kan det vere naturleg å følge driftsåret/kalenderåret.
- For prosjektilskot er det viktig å gi nok tid til at organisasjonane kan nå måla.
- Dersom søknadsfristen er seint på året, vil midlane nå tilskotsmottakarane tilsvarande seint.
- Dersom utbetalingar skjer gjennom mange ledd, vil midlane kunne nå sluttmottakar langt ut på året.
Lange fristar for bruk av midlar kan rett nok skape ein uoversiktleg situasjon for forvaltarane med tanke på rapportering til departementet, som igjen skal rapportere resultat til Stortinget. I vurderinga av kva frist de skal sette for bruk av midlar må de ta omsyn til tilskotsmottakar, men omsynet til ei effektiv tilskotsordning og måloppnåing er også viktig.