Sentrale omgrep, kjenneteikn og definisjonar
Kva kjenneteiknar frivillige organisasjonar, og kva sentrale omgrep og felles definisjonar blir brukte?
- Frivillig organisasjon
- Barne- og ungdomsorganisasjon
- Medlemsbasert organisasjon
- Teljande medlem
- Krav til kontingent
- Teljande lokallag
- Landsdekkande organisasjon
- Sjølvstendig organisasjon
- Demokratisk organisasjon
- Grunnlagsår, tilskotsår og søknadsår
- Revisjon, revisor, revisjonsmelding og revisorrapport
Sist oppdatert
Ein føresetnad for forenkling og gjenbruk av informasjon er at forvaltninga har ei felles forståing av kriterium for tildeling og måloppnåing. Derfor treng vi felles definisjonar.
Vi vil understreke at ingen av desse omgrepa må brukast i ei ordning. Frivillig sektor er i stadig utvikling, og det veks fram organisasjonar som desse omgrepa ikkje er relevante for. Det er derfor viktig at kriteria blir tilpassa målet for ordninga og dei aktuelle søkarane.
Frivillig organisasjon
Kva som blir rekna som ein frivillig organisasjon, vil variere i ulike samanhengar. For å sikre frivillige organisasjonar sin frie og sjølvstendige posisjon i samfunnet har ikkje staten gitt ein endeleg definisjon av sektoren, jf. stortingsmeldinga om frivilligheitspolitikken. I tilskotsordningar for frivillige organisasjonar vil det likevel vere behov for å avgrense kven som kan søke om midlar i tråd med formålet med ordninga. I denne rettleiaren legg vi derfor til grunn nokre kjenneteikn på ein frivillig organisasjon. Dei viktigaste kjenneteikna ved frivillige organisasjonar er at
- dei ikkje er organiserte av det offentlege
- dei ikkje er fortenestebaserte
Frivilligregisteret stiller blant anna krav om at begge kjenneteikna er oppfylte, og er derfor eit godt utgangspunkt for å identifisere frivillige organisasjonar. I tillegg vil som regel frivillig innsats utgjere ein viktig del av verksemda til frivillige organisasjonar. For eksempel bruker momskompensasjonsordninga for frivillige organisasjonar gratis arbeidsinnsats, medlemskontingent og gåver som kjenneteikn på frivillig innsats.
Stortinget har i oppmodingsvedtaket peika på at Frivilligregisteret skal ha ei meir sentral rolle i statleg forvaltning av tilskot til frivillig sektor. I forvaltninga av tilskotsordningar skal registreringsrett i Frivilligregisteret i større grad leggast til grunn som ein einskapleg definisjon av frivillig organisasjon.
Bruk av Frivilligregisteret som eit kriterium i tilskotsordningar kan bidra til meir føreseielege tilskotsordningar, og legge til rette for meir automatisering og effektiv saksbehandling. Rettleiaren oppmodar derfor forvaltarar til å bruke registrering i Frivilligregisteret som eit inngangsvilkår for tilskotsordningar retta mot frivillige organisasjonar.
I nokre tilskotsordningar vil det likevel ikkje vere nok å berre stille krav om registrering i Frivilligregisteret, og det vil derfor vere nødvendig med tilleggsvilkår. Det kan då vere hensiktsmessig å nytte vilkår om frivillig innsats for å treffe målgruppa. Dette er blant anna eit krav i Grasrotandelen til Norsk Tipping. Då dette er ei skjønnsmessig vurdering, vil vi anbefale alle forvaltarar å koordinere praksis med andre forvaltarar. Det skaper meir føreseielege rammer for sektoren.
Barne- og ungdomsorganisasjon
Ein barne- og ungdomsorganisasjon er ein organisasjon der eit fleirtal av medlemmene er under 26 år.
Det finst ingen felles definisjon av barn og ungdom. For eksempel definerer FN «ungdom» som ein person mellom 15 og 24 år, medan EU nyttar 30 år som øvre aldersgrense i fleire samanhengar. Vår definisjon er basert på innarbeidd praksis i norske tilskotsordningar.
Det finst organisasjonar som har eit mindre tal medlemmer under 26 år. I tillegg finst det organisasjonar som arbeider med barn og unge som målgruppe, men som ikkje sjølve har desse som medlemmer. Dersom ein forvaltar ønsker å nå slike organisasjonar, er det meir treffsikkert å bruke målgruppe enn medlemmer som inngangsvilkår.
Medlemsbasert organisasjon
Å bruke medlemsbasert organisasjon som inngangsvilkår er relevant når målgruppa for ordninga er medlemmene i organisasjonen, eller når det er eit mål å støtte denne typen organisering. Når medlemsbasert organisasjon blir brukt som vilkår, blir ofte talet på medlemmer lagt til grunn for utrekninga av tilskotet.
Fordelar:
- Fordelinga av midlar blir rettferdig i forhold til medlemstalet.
- Det er lettare å telje enn å gjere kvalitative vurderingar.
- Bruken av vilkåret er transparent og kan lett etterprøvast.
- Organisasjonen får motivasjon til å halde oversikt over medlemmene sine.
Ulemper:
- Vilkåret kan føre til overdrive fokus på medlemstal framfor aktivitet og formål.
- Vilkåret kan føre til at søkarane organiserer seg for å maksimere støtte, og ikkje på den mest formålstenlege måten.
- Vilkåret kan auke risikoen for misleghald i form av kreativ teljing av medlemmer.
Av omsyn til personvern kan forvaltaren ikkje krevje at ein organisasjon sender over medlemsregisteret for å dokumentere tal medlemmer. Forvaltaren kan likevel be om at registeret skal vere tilgjengeleg for kontroll hos tilskotsmottakaren. I nokre tilfelle vil medlemskap avdekke diagnose, livssyn eller liknande. Dette er sensitive personopplysningar, og kontrollen må gjerast i samsvar med personopplysningslova.
Teljande medlem
Ein teljande medlem er ein medlem som per 31. desember i grunnlagsåret
- er frivillig og individuelt innmeldt i organisasjonen
- står i medlemsregisteret
- har betalt kontingent for grunnlagsåret
- etter fylte 15 år har fulle demokratiske rettar i organisasjonen
Fulle demokratiske rettar er stemme-, møte-, tale- og forslagsrett og rett til å la seg velje som representant. Medlemmer under 15 år kan vere innmelde av føresette eller verje.
Dei som innfrir krava ovanfor, vil vere teljande medlemmer. Det betyr at dei inngår i utmålingsgrunnlaget for fordeling av tilskot.
Organisasjonen må kunne dokumentere talet på teljande medlemmer, og dokumentasjonen må vere tilgjengeleg for kontroll. Dette er krava til dokumentasjon på teljande medlemmer:
- Sentralt medlemsregister i form av ei elektronisk eller manuell oversikt over alle medlemmene i organisasjonen. Registeret skal ha informasjon om namn, kontaktinformasjon (for eksempel postadresse, e-postadresse, telefonnummer), fødselsår for barne- og ungdomsorganisasjonar, eventuell tilknyting til lokallag og informasjon om betalt kontingent for kvar medlem per 31. desember i grunnlagsåret. Registeret skal skilje mellom teljande og andre medlemmer. Det vil vere tilstrekkeleg at opplysningar om betalt kontingent er dokumenterte utanfor registeret, men betalinga må kunne koplast til medlemmer i medlemsregisteret.
- Vedtektene skal stadfeste dei demokratiske rettane til medlemmene.
Krav til kontingent
Kontingent skal vere på minimum 50 kroner for kvar individuell medlem og gjelde for maksimalt eitt kalenderår. Ved familie- eller søskenmedlemskap tel kvar medlem som individuell medlem, og kontingent per familie- eller søskenmedlemskap skal ikkje vere mindre enn 100 kroner.
Teljande lokallag
Eit teljande lokallag er lågaste nivå av sjølvstendig, demokratisk eining i organisasjonen. Eit lokallag skal ha minst fem teljande medlemmer, ha eit styre valt av og blant medlemmene og ha aktivitet i tråd med formålet med ordninga. Fylkes- og kretslag som fungerer som lokallag, blir rekna som lokallag.
Lokallag kan nyttast som inngangsvilkår dersom størrelsen på organisasjonen eller geografisk spreiing er viktig for formålet med ordninga. Lokallag vil som regel vere geografisk spreidde, og sjølvstende vil sikre at midlane blir spreidde på same måte. Talet på lokallag kan også vere uttrykk for aktivitetsnivået i ein organisasjon.
Ein organisasjon må kunne dokumentere tal teljande lokallag som oppfyller kriteria i definisjonen. Dokumentasjonen må vere tilgjengeleg for kontroll. Dette er krava til dokumentasjon på teljande lokallag:
- årleg rapport eller årsmøtereferat med namn på styremedlemmer og når dei er valde, og orientering om aktivitet
- sentralt medlemsregister med informasjon om tal medlemmer i lokallaget, inkludert lokallagstilknyting og adresse til styremedlemmer
- vedtekter dersom beskriving av formål, grad av sjølvstende, organisasjonsform og oppbygging av lokalledd ikkje allereie er beskrive i vedtektene til sentralleddet
Landsdekkande organisasjon
Ein landsdekkande organisasjon har teljande region-/lokallag eller teljande medlemmer med bustadadresse i minst fem fylke.
I ordningar retta mot medlemsbaserte organisasjonar der det blir stilt krav om eit visst tal teljande medlemmer eller lokallag, anbefaler vi å bruke ovannemnde definisjon av landsdekkande organisasjon.
I løpet av 2025 vil vi starte arbeidet med å oppdatere definisjonen. Den nye definisjonen vil ta omsyn til endra fylkesgrenser og digitalisering. Deltaking i aktivitet over nett på tvers av både kommune-, fylkes- og landegrenser er blitt meir vanleg, blant anna når det gjeld deltaking i musikkaktivitet. Ein oppdatert definisjon må derfor ta omsyn til mangfaldet i organisasjonslivet.
Sjølvstendig organisasjon
Ein sjølvstendig organisasjon har kontroll over eigen økonomi og aktivitet, eigne vedtekter og årsmøte som kan gjere endeleg vedtak i alle saker.
Dersom forvaltarar ønsker å sikre at tilskotsmottakarar sjølve kan disponere tildelte midlar og prioritere eigen aktivitet, kan dei nytte sjølvstende som inngangsvilkår.
Ein indikator på at organisasjonen er sjølvstendig, er blant anna at organisasjonen har eige organisasjonsnummer og vedtekter som i det minste klargjer formål, organisering, sjølvstende og kva midlane skal nyttast til dersom organisasjonen blir lagd ned.
Sjølvstende kan gjelde overfor andre ledd i organisasjonen ved at eit lokallag er sjølvstendig i forhold til hovudorganisasjonen. Likevel vil ikkje eit lokallag kunne gjere endeleg vedtak i alle saker. Eit lokallag blir rekna for å ha eigne vedtekter dersom det bruker vedtektene som gjeld for den nasjonale organisasjonen lokallaget høyrer til. Sjølvstende kan også gjelde overfor offentlege organ.
For å vurdere om organisasjonen er sjølvstendig, kan ein forvaltar be om
- eigenerklæring på at dokumenta/opplysningane eksisterer, signert av den som har fullmakt til å handle på vegner av organisasjonen
- kopi av dokument, signert på same måte som nemnt ovanfor
- revisorrapport frå statsautorisert revisor på at dokumenta eksisterer
Krava til dokumentasjon må forvaltaren vurdere ut frå kor vesentleg sjølvstende er i tilskotsordninga. Dette er opplysningar som blir nytta i fleire samanhengar, og forvaltaren må vurdere korleis opplysningane enklast kan skaffast. Ein revisorrapport som stadfestar at dokumenta eksisterer, bør berre nyttast i unntakstilfelle, og det bør vere eit mål at organisasjonane skal kunne skaffe nødvendig dokumentasjon på eiga hand. Forvaltaren må også vurdere om det er nødvendig å be om dokumentasjon frå organisasjonar som har fått tilskot fleire gonger tidlegare.
Demokratisk organisasjon
Ein demokratisk organisasjon blir kjenneteikna ved at alle medlemmer frå og med 15 år har fullverdige demokratiske rettar i organisasjonen, dvs. stemmerett, lik møte-, tale- og forslagsrett, rett til å la seg velje som representant og liknande.
Vilkåret om at mottakaren skal vere ein demokratisk organisasjon, kan nyttast for å sikre at alle medlemmene har formell påverknad internt i organisasjonen. Barnelova nyttar 15 år som aldersgrense for når eit barn sjølv avgjer om det vil melde seg inn eller ut av foreiningar.
Forvaltarar må vurdere om det er behov for dette vilkåret. For nokre ordningar er demokrati viktigare enn for andre, for eksempel dersom ordningane har som formål å fremje demokrati.
Forvaltaren kan kontrollere om ein organisasjon er demokratisk, ved å sjå på årsmeldinga og vedtektene, som blant anna beskriv formålet til organisasjonen.
Grunnlagsår, tilskotsår og søknadsår
Grunnlagsår er det kalenderåret tilskotsforvaltar krev dokumentasjon frå i søknaden.
Tilskotsår er det kalenderåret søknaden gjeld for og tilskotet blir utbetalt i.
Søknadsår er det kalenderåret søknadsfristen går ut.
Revisjon, revisor, revisjonsmelding og revisorrapport
Revisjon er ein årleg kontroll av årsrekneskapen til organisasjonen.
Revisor er ein person som utfører revisjon.
Statsautorisert revisor er ein godkjend revisor som innfrir krava i revisorlova §§ 3-2 til 3-6.
Vald revisor er ein person som er vald av årsmøtet eller anna kompetent organ etter organisasjonen sine vedtekter, og som ikkje treng å vere statsautorisert revisor. Den valde revisoren skal vere ein nøytral person som ikkje har ført rekneskapen eller er i styret.
Revisjonsmelding er ein uttale frå revisor på den årlege revisjonen av årsrekneskapen. For statsautoriserte revisorar må revisjonsmeldinga utformast etter krav i revisorlova.
Revisorrapport er eit samleomgrep for rapportar utarbeidde av statsautorisert revisor i samband med attestasjonsoppdrag eller andre liknande tenester, blant anna avtalte kontrollhandlingar.