Slik skal staten forenkle for frivillige organisasjonar
Formålet med rettleiaren er at det skal bli enklare for frivillige organisasjonar å søke om og rapportere på statlege tilskot, slik at ressursar kan bli frigjorde til aktivitet.
- Set formålet og målgruppa først
- Klarspråk
- Tydelege tildelingskriterium
- Ulike måtar å utforme ei tilskotsordning på
- Administrasjonskostnader
- Tilskotssti
- Utlysing
Sist oppdatert
Men korleis skal vi som tilskotsforvaltarar få til dette i praksis?
Set formålet og målgruppa først
Når det skal utarbeidast ei tilskotsordning for frivillige organisasjonar, er det viktig å ta utgangspunkt i formålet med ordninga, og kven som er målgruppa. Formålet påverkar kva inngangsvilkår, reglar og tildelingskriterium som skal gjelde, korleis tilskotsordninga skal utformast, og korleis du presenterer informasjonen.
Frivillige organisasjonar har nokre særtrekk vi bør ta omsyn til
- Frivillige organisasjonar følger ofte ein årleg syklus med årsrapport og årsrekneskap som blir godkjende av eit årsmøte etter føregåande internkontroll.
- Dei som blir valde til sentrale verv, blir ofte valde på bakgrunn av interesse for og kompetanse på organisasjonen sitt formål, ikkje på grunn av sin administrative og økonomiske kompetanse.
- Det er ofte stor utskifting av tillitsvalde, noko som kan påverke kontinuiteten i organisasjonen sitt arbeid. Dette gjeld spesielt for ungdomsorganisasjonar der tillitsvalde er ungdom. Det kan derfor vere vanskelegare å sikre at vi når alle desse søkarane, samanlikna med barne- og ungdomsorganisasjonar der tillitsvalde er vaksne.
- Medlemsbaserte organisasjonar er ofte landsomfattande og organiserte gjennom lokallag og eventuelt regionledd tilknytte eit sentralledd. Mange opererer utan betalte tilsette og med små økonomiske ressursar.
- Barne- og ungdomsorganisasjonar har ofte avgrensa administrative ressursar og mindre erfaring med handtering av store pengebeløp. Derfor kan dei trenge ekstra rettleiing og støtte.
- Barne- og ungdomsorganisasjonar har ofte styremedlemmer under myndigheitsalder som deltar aktivt i styrearbeidet og må følge dei same ansvarsreglane som gjeld for vaksne styremedlemmer.
Klarspråk
Klarspråk er kommunikasjon med så tydeleg ordlyd, struktur og utforming at lesarane i målgruppa finn informasjonen dei treng, forstår han og kan bruke han.
For å kommunisere godt med søkarar og tilskotsmottakarar må forvaltarar bruke eit enkelt og tydeleg språk i regelverk, utlysingar og tilskotsbrev. Dersom tekstane er lette å forstå, kan vi unngå misforståingar og behov for oppklaring. Slik kan ein spare tid hos både forvaltaren og søkarane.
Tydelege tildelingskriterium
Økonomiregelverket omtalar tildelingskriterium som eit av hovudelementa i ei tilskotsordning.
Det kan vere nyttig å skilje mellom ulike typar tildelingskriterium:
- Inngangsvilkår er vilkår som ein søkar må oppfylle for å kunne bli vurdert som mottakar av midlar. Dette kan vere krav til organisasjonen, for eksempel registrering i Frivilligregisteret.
- Vurderingskriterium blir nytta til å avgjere om ein skal gi tilskot. Eit slikt kriterium kan for eksempel vere krav om tilstrekkeleg grad av frivillig innsats.
- Utmålingsreglar blir nytta til å fastsette størrelsen på tilskotet. Desse reglane er gjerne kvantitative og objektive, og dei bygger på dokumentasjon frå søkarane. Dette kan for eksempel vere tilskot basert på organisasjonen sine driftskostnader.
Tildelingskriteria må vere tydeleg knytte til formålet med ordninga, og omgrepa må vere presise og lette å forstå. For å sikre lik praksis bør forvaltarar undersøke kva slags tildelingskriterium som blir nytta i andre ordningar med tilsvarande formål. For organisasjonane vil det vere ein fordel med færrast mogleg ordningar å søke og rapportere på. I tillegg til å nytte felles definisjonar bør forvaltarar sterkt vurdere om det er behov for å etablere nye tilskotsordningar, eller om midlane kan inngå i eksisterande ordningar viss tildelingskriteria blir justerte. Vi anbefaler at du brukar denne nettstaden (tilskudd.no) som eit verktøy til å finne aktuelle ordningar.
Ved val av tildelingskriterium bør forvaltaren også vurdere kva slags informasjons- og kontrollbehov kriteria medfører. Dette gjeld både søknadsbehandling og oppfølging i ettertid. Dersom tildelingskriteria er omfattande og kompliserte, er det fare for at det òg vil gjelde krava til informasjon og rapportering frå mottakarane.
Ulike måtar å utforme ei tilskotsordning på
Ei tilskotsordning kan utformast som driftsstøtte, prosjekttilskot eller ein kombinasjon av desse. Det kan for eksempel vere opp til tilskotsmottakaren å avgjere korleis midlane skal nyttast innanfor det fastsette formålet: til prosjekt, drift eller investeringar.
Utgangspunktet for ei tilskotsordning er at myndigheitene ønsker å nå eit mål. I ei ordning med prosjektstøtte kan forvaltaren vurdere søknader om midlar til konkrete prosjekt for å nå dette målet. Men prosjektstøtte kan innebere at organisasjonane må bruke tid på å planlegge og søke om midlar til prosjekt dei ikkje får midlar til å realisere.
Les meir om kriterium for måloppnåing og korleis du kan utforme tilskotsordninga på DFØ sin nettstad.
Organisasjonane sine eksisterande aktivitetar kan vere ein like effektiv måte å nå måla på. Driftsstøtte – eller midlar organisasjonane sjølve kan disponere innanfor formålet – kan nemleg bidra til at dei kan gjere det dei allereie gjer, på ein betre måte eller for fleire. Dette kan derfor vere meir effektivt for å nå eit mål enn ei ordning der organisasjonane må sette i gang nye prosjekt. Driftsstøtte er ei meir føreseieleg inntektskjelde og inneber ofte mindre rapporteringsarbeid, sidan organisasjonane uansett lagar årsmelding og rekneskap som del av sin årlege syklus.
Sjølv om effekten av driftsstøtte vil vere mindre direkte målbar enn prosjektstøtte, vil forvaltarar kunne undersøke måloppnåinga grundigare ved å evaluere tilskotsordninga med nokre års mellomrom.
Tilsegn om fleirårig støtte kan også vere føreseieleg og forenklande for organisasjonane. Stortinget har oppmoda regjeringa til å sjå om det er mogleg å leggje betre til rette for at tilskot i større omfang blir gitt som fleirårig tilskot. Det grunnleggande prinsippet for statsbudsjettet er at Stortinget gjer vedtak for budsjettåret. Dersom det i tilskotsordninga er viktig å legge til rette for forpliktingar utover budsjettåret, må det innhentast særleg heimel frå Stortinget til dette, for eksempel gjennom tilsegnsfullmakt, jf. bevilgningsreglementet § 6.
Les også om fleirårig støtte i Finansdepartementets veileder om statlig budsjettarbeid (side 9, 69 og 71-73).
Administrasjonskostnader
Uavhengig av type tilskot må organisasjonane ha ein administrasjon som sikrar forsvarleg forvaltning og disponering av midlar. Dei fleste organisasjonar har derfor administrative kostnader i større eller mindre grad. Desse kostnadene er knytte til drift, blant anna planlegging, styring, evaluering av aktivitetar, kontorplassar/husleige, felleskostnader og straum. Vi vil anbefale at forvaltarane i den enkelte tilskotsordninga dekker ein del av desse kostnadene og tydeleggjer kor mykje av tilskotet, eksempelvis avgrensa til ein viss prosent, som kan brukast til å dekke administrasjonskostnader.
Tilskotssti
Tilskotssti er den vegen tilskotet går frå ansvarleg forvaltar til mottakar. Her er nokre eksempel på tilskotsstiar som er i bruk:
- Departement - mottakar
- Departement - direktorat - mottakar
- Departement - paraplyorganisasjon - mottakar
- Departement - direktorat - paraplyorganisasjon eller sentralledd - mottakar
- Departement - paraplyorganisasjon - sentralledd - mottakar
- Departement - direktorat - fylkeskommune - kommune - mottakar
For kvart mellomledd blir det ein ekstra runde med tildeling og krav til rapportering. Dette er ressurskrevjande og kan også verke inn på tida det tar å få effekt av midlane. Vi anbefaler at ein tar omsyn til dette ved utforming og revidering av tilskotsordningar.
Utlysing
Ifølge økonomiregelverket må ordningar lysast ut på ein slik måte at ein når heile målgruppa for tilskotsordninga. Det vil seie på ein måte som sikrar at aktuelle søkarar blir kjende med ordninga. Ei ny ordning skal omtalast i budsjettproposisjonen til Stortinget, og i tillegg er det vanleg å lyse ut tilskotsordninga på forvaltaren si eiga nettside. Likevel er det mange organisasjonar som bruker mykje tid på å leite etter relevante tilskotsordningar framfor å bruke tida på aktivitet i organisasjonen.
Det skal vere lett å vere og drive frivillig. Alle forvaltarar skal til kvar tid ha alle sine tilskotsordningar med tilhøyrande fristar på tilskudd.no. Ei samla oversikt over ordningane vil spare søkarane for tida det tar å sjekke ulike nettstader og informasjon hos ulike forvaltarar. Vidare vil det sikre at organisasjonane lettare finn dei aktuelle tilskotsordningane.