Berre éin gong – gjenbruk av data
Ei brukarretta og effektiv offentleg forvaltning vil bidra til ein enklare kvardag for frivillige. Dette føreset at forvaltarar både deler og gjenbruker informasjon.
- Frivilligregisteret
- Rekneskapsregisteret
Sist oppdatert
Opplysningar søkarar må oppgi i dei ulike tilskotsordningane for frivillig sektor, kan vere samanfallande med opplysningar ein finn i Einingsregisteret, Frivilligregisteret og Rekneskapsregisteret.
Som grunnlag for tildeling vil forvaltarar vanlegvis krevje dokumentasjon som vedlegg til søknad. Kva slags dokumentasjon ein krev, bør gå fram av regelverket. Når ei tilskotsordning retta mot frivillige organisasjonar skal etablerast, må forvaltaren vurdere korleis informasjon om søkar, vurdering av måloppnåing og kontroll kan skaffast på ein enkel måte. Det er eit mål at søkarar og mottakarar berre skal måtte levere informasjon til forvaltninga éin gong. Forvaltaren bør ta stilling til følgande:
- Kva opplysningar finst i offentlege register?
- Er det mogleg å gjenbruke opplysningar om for eksempel talet på medlemmer og lokallag dersom desse allereie blir innrapporterte til det offentlege?
- Går det an å gjenbruke statistikk, rekneskap eller rapportar som organisasjonen allereie har levert til andre?
I vurderinga av om informasjon kan gjenbrukast, må forvaltaren også finne ut om tilgang til informasjonen krev lovheimel eller samtykke, og om informasjonen er relevant og oppdatert for formålet.
Frivilligregisteret
Målet er at departement og andre forvaltarar aktivt skal ta i bruk Frivilligregisteret. Dette vil bidra til forenkling for organisasjonane: Viss fleire forvaltarar kan hente informasjon frå same stad, slepp organisasjonane å sende informasjon til fleire. Dette er i tråd med Stortinget si anbefaling i oppmodingsvedtaket. Stortinget oppmodar til å forsterke og utvide arbeidet med Frivilligregisteret, blant anna slik at informasjon frå registeret skal danne grunnlag for alle statlege søknadsordningar.
Formålet med Frivilligregisteret er å forenkle samhandlinga mellom frivillige organisasjonar og offentlege myndigheiter, ved å samle og gjere tilgjengeleg nøkkelinformasjon om frivillige organisasjonar på éin stad.
Ein føresetnad for registrering i Frivilligregisteret er at organisasjonen er registrert i Einingsregisteret. Ein organisasjon kan registrere seg samtidig i begge register ved hjelp av samordna registermelding i Altinn. Sidan 1. januar 2016 har det vore gratis for organisasjonane. Ved første gongs registrering i Einingsregisteret blir organisasjonen tildelt eit organisasjonsnummer. Organisasjonsnummeret fungerer som identifikasjon og formell stadfesting på kven eininga er. Bankar vil krevje organisasjonsnummer for å opprette konto i organisasjonen sitt namn.
Tilknytinga mellom Frivilligregisteret og Einingsregisteret sikrar gjenbruk av registrerte opplysningar om namn, postadresse, nettstad, organisasjonsform, formål, stiftingstidspunkt, dagleg leiar eller kontaktperson. Organisasjonar som blir registrerte i Frivilligregisteret, skal i tillegg alltid registrere organisasjonen sitt aktivitets- og verksemdsområde (kategori).
Brønnøysundregistera tilbyr ulike tenester for å gi tilgang til registerinformasjon. Dette omfattar enkle søk på nettsidene til Brønnøysundregistera, nedlasting av standardprodukt, direkteoppslag og nedlasting av heile datasett, abonnementsløysingar og andre kundetilpassa løysingar.
For å bidra til gjenbruk av opplysningar bør forvaltarar krevje at organisasjonar registrerer og oppdaterer vedtekter, bankkontonummer og rekneskapsopplysningar etter reglane i frivilligregisterlova. Vedtekter og årsrekneskap er nøkkelopplysningar som mange forvaltarar ber organisasjonane sende inn, gjerne som vedlegg til ein søknad eller rapport.
Bruk av organisasjonsnummer som identifikator gjer det også mogleg for forvaltarar å legge til rette for ein enkel søknads- og rapporteringsprosess gjennom bruk av felles IKT-løysingar. Digitaliseringsrundskrivet inneheld pålegg og anbefalingar til statlege forvaltningsorgan om bruk av mellom anna offentlege register, Altinn og ID-porten. Ved å bruke fellesløysingar kan forvaltarar gjenbruke både funksjonalitet og informasjon. Dessutan kan bruk av fellesløysingar bidra til at tenestene blir meir gjenkjennelege for brukarane.
Rekneskapsregisteret
For å gjere søknadsprosessen enklare for dei organisasjonane som har sendt inn årsrekneskap og årsmelding til Rekneskapsregisteret, anbefaler vi at forvaltarar hentar dokumenta direkte frå Rekneskapsregisteret framfor å be om dei i søknadsskjemaet.
Rekneskapsregisteret inneheld årsrekneskapar frå alle rekneskapspliktige organisasjonar i Noreg. Dette inkluderer alle stiftelsar og aksjeselskap, og dessutan dei større foreiningane. For store rekneskapspliktige organisasjonar er det også eit krav å levere årsmelding. I tillegg kan andre organisasjonar som er registrerte i Frivilligregisteret, sende inn sine rekneskap frivillig. Dersom dei gjer det, skal dei også legge ved årsmelding.
For å vite om ein organisasjon har rapportert til Rekneskapsregisteret kan ein sjå til opplysningar i Einingsregisteret, enten gjennom oppslag på Brønnøysundregistera sin nettstad eller mot API (maskin til maskin). Her finn du informasjon om kva år ein organisasjon sist sende opplysningar til Rekneskapsregisteret, og for kva år det gjeld. Saksbehandlingssystem har ofte ein integrasjon mot Einingsregisteret og bør derfor kunne hente inn denne opplysninga.
Dokumenta i Rekneskapsregisteret er gratis tilgjengelege for alle via Brønnøysundregistera. For å få tilgang til dokumenta må du først registrere deg som brukar på nettstaden. Etterpå søker du opp den aktuelle organisasjonen og nyttar bestillingsløysinga som kjem opp. Kort tid etter bestilling blir dokumenta automatisk sende til e-postadressa du har registrert deg med. Det er også mogleg å inngå avtale med Brønnøysundregistra om maskinell overføring av dokumenta.